結論
ファイル名は案件、印刷物、サイズ、版を一定順で付け、作業中、確認中、校了、入稿済みをフォルダーまたは一覧で分けます。「最終」「最新」だけを重ねず、連番と承認日時を使います。元データとPDFの版を対応させ、修正指示・承認・入稿結果も同じ案件フォルダーに残すと、再印刷や担当者交代でも正本を追えます。
版番号は編集元とPDFでそろえる
例えば card_v03.ai から出力したPDFは card_v03.pdf とし、送信記録にも同じ版番号を残します。修正後は両方をv04へ進め、旧PDFだけが送信フォルダーに残らないよう確認します。これは命名例であり、提出時のファイル名は入稿先のルールを優先してください。
旧版を送らないための管理手順
- 命名規則を一つ決める例として案件名_印刷物_サイズ_v03のように、検索に必要な要素と連番を固定します。日付を使う場合は年月日順に並ぶ表記にし、同日修正は連番も付けます。
- 状態を分ける作業中、相手確認中、校了、入稿済み、旧版を明確に分けます。校了フォルダーには承認された一式だけを置き、編集中ファイルを混ぜません。
- 元データとPDFを対にする同じ版番号を元データ、入稿PDF、確認用画像へ付けます。PDF上で直接直した場合は元データにも反映し、反映できない事情を記録します。
- 承認と入稿結果を残す誰が、いつ、どの版を承認したかを一覧にし、印刷会社へ送ったファイル名、注文番号、受付結果を記録します。再入稿時は新しい版を作り、旧版を上書きしません。
印刷会社へ確認すること
- 入稿済みファイル名と注文番号を確認できるか
- 再入稿で旧ファイルが置き換わったことを画面上で確認できるか
- 印刷会社側が保管するデータの期間と再版時の扱い
専門家へ頼む境界
- 大量の過去ファイルから入稿済み正本を特定する必要がある
- 複数担当者・拠点で命名と承認フローを統一する必要がある
- PDF修正と元データの差分が多く、再構築が必要
相談・再入稿の前に用意するもの
- 案件フォルダー一式
- 過去の注文履歴と入稿メール
- 修正指示と承認記録
- 元データ、PDF、確認画像の一覧
- 今後の更新担当者と使用ソフト
よくある質問
ファイル名に「最終」を付けてはいけませんか？
一度だけなら分かりやすいですが、修正のたびに最終が増えると識別できません。連番を主にし、承認された版だけ状態を校了へ変える方法が安全です。
旧版は削除した方がよいですか？
誤送信を防ぐため作業場所から分離しますが、承認経緯や再版比較に必要な場合があります。保管期限とアクセス権を決め、校了版と混ぜずに保存します。