再入稿前に変更点を印刷会社へ伝える方法｜版の取り違えを防ぐ

結論

修正版は版番号と作成日時が分かる新しいファイル名にし、差し戻し項目ごとに『指摘・修正・確認方法』を表にします。印刷会社へは、置き換える対象、全ページ差し替えか一部か、印刷対象から旧版を外すこと、再確認してほしい点を明記し、受付完了の表示まで確認します。

この記事の内容

手元の旧版は、比較用に残す

印刷会社には旧版を印刷対象から外すよう伝えますが、自分のバックアップまで消す必要はありません。変更前後を比較できるよう保管場所を分け、今回送る版だけを送信フォルダーへ置きます。

元の差し戻しを番号化する塗り足し、画像、フォントなど指摘を一項目ずつ並べ、対象ページ・位置を付けます。電話で聞いた内容も含め、直す範囲を固定します。
修正版を別名保存する案件名、版番号、日付を含む分かりやすいファイル名にし、『final』『最終2』だけの曖昧な命名を避けます。編集元と入稿PDFの版番号をそろえます。
差分を検品する指摘箇所が直ったことに加え、ページ数、寸法、文字、画像、色、リンク、加工版が旧版から意図せず変わっていないか比較します。できれば旧PDFと重ねて差分を見ます。
置換指示を明記する『注文番号、旧ファイルを印刷対象から外し、新ファイル名へ全ページ差し替え』のように対象を指定します。一部差し替え方式は会社が受け付ける場合だけ使い、ページ番号体系を確認します。
受付完了を確認するアップロード完了だけでなく、再チェック待ち、受付確定、製造開始のどの状態かを確認します。締切がリセットされたか、追加確認が来る窓口も見ます。

システムが同名置換を指定する場合を除き、版番号を付けた方が履歴を追えます。アップロード画面のルールに従い、本文で印刷対象から旧版を外すことを明記します。

修正操作で改行、画像リンク、ページ順、色などが連鎖して変わることがあります。差し戻し箇所と全体基本項目の両方を確認します。