結論
再印刷の見た目を固定する正本として校了PDFを残し、文字・画像・寸法を将来変更するために編集原本と関連素材も残します。どちらか一方では不十分です。さらに、仕上がり見本、入稿仕様、使用フォント情報、注文履歴、権利情報を同じ案件へまとめると、ソフト終了や担当者交代があっても再制作の判断がしやすくなります。
残していても、開けなければ再利用できない
保管用コピーを開き、PDFは全ページ、編集元は画像リンクとフォントの状態を確認します。フォントのファイルを第三者へ渡せるかは利用条件によります。フォント名と入手先の記録、参照用PDFを残すことと、フォント本体の配布は分けて扱ってください。
再印刷と再編集に必要なファイルを残す
- 校了PDFを固定保存する実際に入稿し承認されたPDFを、注文番号、印刷会社、商品、版が分かる形で保存します。後から編集したPDFと混同しないよう読み取り専用相当の保管場所へ移します。
- 編集一式をまとめるAI、INDD、PSD、PPTXなどの原本に加え、リンク画像、ロゴ、文章、フォント名、使用素材の権利情報を保存します。アプリのパッケージ機能があれば活用します。
- 印刷条件と現物を記録する仕上がり寸法、用紙、厚さ、色、加工、部数、印刷会社、商品名を記録し、現物写真または保管見本を残します。PDFだけでは紙や加工の状態まで分かりません。
- 定期的に読めるか確認する重要案件はアプリ終了、クラウド契約、保存媒体の故障に備え、定期的にファイルを開けるか確認します。必要なら現行ソフトへ移行し、移行後PDFを元の校了PDFと比較します。
印刷会社へ確認すること
- 印刷会社が入稿データと注文履歴を保管する期間
- 同一データ再版でも再チェックや仕様変更があるか
- 別会社へ移す場合にテンプレートやPDF条件が変わるか
専門家へ頼む境界
- 古い原本を現行ソフトで開けず、校了PDFから再制作する必要がある
- リンク素材とフォントが散逸し、保管一式を再構成する必要がある
- 大量案件の棚卸し、命名、変換、確認PDF作成をまとめて行いたい
相談・再入稿の前に用意するもの
- 校了PDFと印刷現物
- 編集原本と関連素材
- 過去の注文履歴、商品仕様、テンプレート
- 使用フォントと素材ライセンス情報
- 今後変更する可能性がある項目
- 保管場所とアクセスできる担当者
よくある質問
PDFがあれば同じものを必ず再印刷できますか？
デザインは固定できますが、用紙の廃番、印刷機、色変換、仕様変更で同一結果を保証できない場合があります。過去の条件と現物も残します。
フォントファイルも一緒に保存してよいですか？
自社での保管可否や第三者への受け渡しはフォントのライセンス次第です。ファイルを保存できない場合も、正確な名称、ウェイト、入手先、契約情報を記録します。