先に決めること
「最終」「最新版」という名前や更新日時だけでは、使うべきデータを決められません。承認済みの内容と候補ファイルを照合し、今回の修正の基準にする一式を一つ選びます。この一式を、ここでは正本と呼びます。
候補を消さず、別フォルダーに集める
手元の編集ファイル、書き出しPDF、過去の入稿控え、確認メールを集めます。元の場所にあるファイルは残し、比較用のコピーで作業してください。クラウドへの再保存やコピーでも日時は変わるため、日時の新しさは補助情報にとどめます。
承認された内容を軸に比べる
| 照合するもの | 確認箇所 |
|---|---|
| 前回の入稿控え・校了の記録 | 注文番号、送付したファイル名、承認日 |
| 候補のPDF | 住所・価格・日付、ページ数、表裏、修正指示の反映 |
| 編集ファイル | PDFと同じ内容か、画像やフォントが不足していないか |
例えば、日時が新しいPDFでも旧住所が残っているなら、それだけで正本にはできません。内容が異なる候補を勝手に合成せず、どの変更が承認されたか担当者へ確認します。
編集元とPDFの組を確かめる
- 確認用PDFを別名で書き出す編集元を複製して開き、候補PDFを上書きしない名前で書き出します。リンク切れや代替フォントの警告が出た場合は、その状態で確定させません。
- 全ページを見比べる文字検索だけでは、画像やアウトライン化された旧情報を見落とします。検索と目視を併用し、ページ順、表裏、数字、配置まで照合します。
- 決定内容を一行で残す「今回の修正基準：カード第3版／表裏2ページ／住所変更前／担当者確認済み」のように、版と内容が分かる記録を添えます。不明な点は未確認のまま明記してください。
一致する元データが見つからない場合
承認済みPDFはあるものの編集元との組が確認できない場合、古い編集元に戻るか、PDFから修正するかで作業が変わります。承認済みの見た目と、変更したい箇所を分けて伝え、再現できる範囲を見積もってもらいます。
- 基準にするPDFと、その根拠になる確認記録
- 一致しない編集ファイルの候補
- 今回だけ変更する箇所と、変更しない箇所
正本を決めた後の保管
基準版は読み取り用として残し、修正はコピーで始めます。旧版は削除するのではなく、今回の送信対象から外した保管場所へ分けます。以後の版番号と送信記録の付け方は、次の版管理の記事で確認できます。