結論
最初に必要なセルだけを印刷範囲へ設定し、用紙、向き、余白、改ページを決めてから縮尺を調整します。「横1ページ・縦1ページ」へ無条件に収めると文字が読めないほど縮むことがあるため、縦のページ数は内容に応じて許容します。PDF化後は空白ページ、切れた列、繰り返し見出し、文字サイズを確認します。
ページ数に合わせる設定と、手動改ページは両立しない
Excelの「次のページ数に合わせて印刷」を使うと、手動改ページは無視されます。1枚に収めることを優先するなら、縮小後の文字が読めるか確認します。決めた場所でページを分けたいなら、倍率指定の方式へ切り替えてから改ページを調整してください。
自分で確認・修正する順番
- 印刷対象を限定する必要な連続範囲を確認し、印刷範囲として設定します。離れた範囲を複数指定すると別ページになることがあるため、完成PDFでページ構成を確認します。非表示行・列や図形のはみ出しも見ます。
- 用紙と改ページを整える最初に印刷範囲と用紙の向きを決め、印刷プレビューで分割のされ方を確認します。1ページに収める設定を使う場合は、手動で入れた改ページが反映されない点に注意してください。
- 縮尺を読みやすさで決めるまず横幅だけを1ページに合わせ、縦は必要なページ数を許容する方法を検討します。一枚にする必要がある掲示物は、列や説明を減らす、用紙を大きくする、構成を組み直す方法を優先します。
- PDFで全ページを確認するPDFを書き出して、ページ数、列見出し、罫線、グラフ、画像、注釈、空白ページを確認します。実寸で試し刷りし、数字の桁、単位、小数点が読めるかも点検します。
印刷会社へ確認すること
- ExcelまたはOffice PDFを受け付けるか
- 用紙サイズと印刷可能領域、フチなし対応の有無
- 複数ページ資料の片面・両面、綴じ方向、ページ順
専門家へ頼む境界
- 表を一枚に収めるため情報設計とレイアウトの組み直しが必要
- 複数シートの書式を統一し、連番のPDFへまとめる必要がある
- 裁断や折り加工に合わせた位置調整が必要
相談・再入稿の前に用意するもの
- 元のXLSXと現在のPDF
- 印刷対象のシート名とセル範囲
- 最終用紙サイズと縦横、片面・両面
- 変更してよい列・文章と固定すべき数式
- 印刷会社の入稿仕様
よくある質問
必ず一枚に収めた方がよいですか？
用途次第です。掲示物は一枚が必要でも、配布資料なら文字を保って複数ページにした方が読みやすいことがあります。目的と閲覧距離から決めます。
印刷範囲を設定したのに空白ページが出ます
離れた印刷範囲、ページ外の図形、手動改ページ、使用済み範囲などを確認します。設定を直した後、PDFへ再出力してページ数を確かめます。