自動データチェックのエラーを担当者へ確認するときの伝え方

結論

エラーを消すこと自体を目的にせず、原文、エラー箇所、使用テンプレート、PDF情報、行った修正を保存します。担当者には、何を検出した警告か、実データ確認が可能か、自動補正の内容、承認時の影響、再入稿条件を尋ねます。同じファイルを無変更で繰り返し上げません。

この記事の内容

問い合わせには、試した修正と結果も添える

「直したのに通らない」ではなく、「指定プリセットで再出力したが、2ページ目のフォント警告だけ残る」のように、変更した設定と残っている結果を分けて伝えます。設定を同時に大量変更すると原因を追いにくくなるため、関係する条件を記録しながら確認します。

表示を丸ごと保存するエラーコード、原文、対象ページ、検出値、推奨値、日時を画像とテキストで残します。ファイル名、容量、アップロードした版も記録します。
PDFの基本情報を取るページ数、寸法、PDF規格、フォント、色、ファイル容量を確認します。エラーが塗り足しなら該当端、解像度なら画像名など、分かる範囲で対象を絞ります。
一回の修正だけ試す公式ガイドで明確な原因が見つかったら、元データの複製で一項目だけ直し、別名PDFにします。複数設定を同時変更すると、何が効いたか分からなくなります。
担当者の確認範囲を聞く自動判定のみか、オペレーターが実データを開けるか、承認後に再チェックされるかを確認します。自動拡大・回転・色変換があるなら具体的な処理を聞きます。

一時的な処理失敗はあり得ますが、同じエラーが再現するなら原因は残っています。無変更再試行の回数より、検出条件の確認を優先します。

自動検出できる項目に限られます。誤字、デザイン意図、ページ順、画像内容、色の好みなどは目視校正が必要です。