結論
一枚目のデザインを複製する前に、各枚の名称、渡す相手、残す情報、複写させない欄を表にします。綴じ位置、ミシン目、穴、連番、減感などは商品ごとの仕様があるため、印刷会社と運用図を共有します。
最下層まで写るかは、実物で確かめる
普通紙を重ねた仮見本は、項目の並びや各枚の違いを確かめるためのものです。筆圧による写り具合は本番相当の複写用紙で確認し、最下層まで必要事項が読めるかを確認します。見本には実在の顧客情報を使わず、仮の内容を入れてください。
自分で確認・修正する順番
- 伝票の流れを決める記入者、記入場所、各枚を渡す相手、保管期間を順番に書きます。上から何枚目を誰が持つかを色分けします。
- 項目を一覧化する日付、番号、取引先、品目、金額、署名などを行にし、各枚に印刷するか、複写させるかを列で指定します。不要項目は削除と明記します。
- 手書きしやすさを試す原寸の紙へ記入し、欄の高さ、桁数、筆圧、机上での扱いやすさを確認します。長い社名や品名が収まるかも見ます。
- 加工位置を重ねる綴じ、天のり、ミシン目、ファイル穴、連番の位置をテンプレートで確認し、文字や記入欄を離します。各枚の色名・名称も校正します。
印刷会社へ確認すること
- 複写枚数、用紙の組み合わせ、綴じ方向、一冊の組数。
- 減感や部分複写に対応できるか、指定データの作り方。
- ミシン目、穴あけ、下敷き、連番など追加加工の位置。
- 各枚で印刷内容や色を変える場合のデータ分け。
専門家へ頼む境界
- 現物伝票から寸法・罫線・各枚の違いを起こし直したい。
- 業務フローを整理し、記入漏れの少ない欄構成へ再設計したい。
- 複数枚、減感、連番、加工線を印刷会社仕様で作り分けたい。
相談・再入稿の前に用意するもの
- 現在使っている伝票の全枚・全ページの現物写真
- 各枚を誰へ渡すか示した業務フロー
- 掲載項目と複写・非複写の対応表
- 必要な複写枚数・冊数・一冊の組数
- 連番の開始・終了・桁数
- 印刷会社の伝票仕様と加工テンプレート
よくある質問
Excelで作った表をそのまま複写伝票にできますか？
原稿には使えますが、複写各枚、加工位置、塗り足し不要領域、罫線の再現などをテンプレートへ合わせる調整が必要になる場合があります。
一部だけ下の紙へ写さないようにできますか？
減感などで対応できる商品があります。範囲や形の制限、データ指定は印刷会社ごとに異なるため、該当欄を図示して相談します。