結論
崩れを防ぐ要点は、スライド寸法を最初に確定し、使用フォントと画像品質を保ったまま、PowerPoint自身のPDF書き出し機能で変換することです。PDF化後は元スライドと重ねるつもりで、改行、行間、文字欠け、画像、透明、細線を比較します。フォント埋め込みは元ファイル共有には有効ですが、ライセンスやフォント仕様により利用できない場合があります。
PowerPointへの埋め込みと、PDFへの埋め込みを分ける
PPTXへフォントを埋め込む設定は、編集ファイルを別の環境で開くときのためのものです。提出するPDFに必要なフォントが収録されているかは、書き出したPDFで別に確認します。フォントの利用条件や出力環境によって、埋め込みができない場合もあります。
自分で確認・修正する順番
- スライド寸法を固定するデザインタブのスライドサイズで、印刷会社が指定する幅、高さ、向きを設定します。完成後に変更すると拡大・縮小や再配置が起こるため、複製ファイルで変更し、全スライドを直します。
- フォントと画像を整理する特殊なフォントを使っている箇所を一覧にし、別環境へ元ファイルを渡すなら公式のフォント埋め込み設定を確認します。画像圧縮を繰り返した写真は元画像へ戻し、Officeの画像品質設定も確認します。
- PowerPointからPDFを書き出す印刷操作を介した仮想PDFだけに頼らず、PowerPointの保存またはエクスポートからPDFを作成します。品質を選べる環境では印刷向けの高い品質を選び、配布用の小容量設定と混同しません。
- PDFと元スライドを比較する全ページで文章末尾、箇条書き、表、図形の重なり、画像、ページ外にはみ出す要素を確認します。PDFのページ寸法とページ数を確認し、問題があるページだけでなく同じレイアウトを使うページも見直します。
印刷会社へ確認すること
- PowerPoint入稿が可能か、PDFのみ受け付けるか
- 塗り足しとトリムマークをどの方法で用意するか
- RGBデータの色変換方針と、推奨PDF条件
- Officeデータの無料・有料変換サービスがあるか
専門家へ頼む境界
- 塗り足しがなく、背景や写真を自然に外側へ作り足す必要がある
- フォント置換や改行ずれが多く、全ページの組み直しが必要
- 透明効果、細線、複雑な図表の出力結果を判断できない
相談・再入稿の前に用意するもの
- 元のPPTXと現在のPDF
- 使用フォント名と、入手先・利用許諾が分かる情報
- 配置した元画像とロゴデータ
- 印刷会社のテンプレートと入稿仕様
- 正しい状態が分かる画面画像または見本
よくある質問
PPTXのまま印刷会社へ渡してもよいですか？
明示的に受け付ける会社なら可能ですが、環境差で表示が変わる余地があります。通常は編集用PPTXを保持し、確認済みPDFを入稿する方が状態を固定しやすいです。
フォントを埋め込めば必ず崩れませんか？
必ずではありません。フォント側の埋め込み許可、環境、効果、文字組みなど別の要因があります。最終的には書き出したPDFの全ページ確認が必要です。