結論
依頼文は、目的、現在の状態、直したい箇所、印刷条件、期限、欲しい納品物の順で書けば伝わります。分からない仕様を推測せず、印刷会社へ確認してほしい範囲と、自分で確認する範囲を分けることが重要です。
見積もり依頼の本文例
既存の［印刷物名］を、［印刷会社・商品］へ再入稿したいです。 変更箇所：［ページ・旧内容→新内容］ 変更しない箇所：［配置や色など］ 手元のデータ：［編集元／PDF／画像］ 入稿仕様：［商品ページ・テンプレート］ 希望納品物：［印刷用PDF／編集元も必要など］ 確認用データの希望日時：［日時］ 最終納品の希望日時：［日時］ 対応可否、料金に含む修正範囲、追加料金の条件をご提示ください。
見積もり依頼文を組み立てる順番
- 目的を先頭に書く例として、チラシを指定商品へ再入稿したい、名刺の連絡先を変更したい、など完成状態を一文で示します。単にデータ修正希望とするより範囲が伝わります。
- 現状とエラーを原文で添える作成ソフト、手元の形式、印刷会社からの指摘を要約しすぎず記載します。スクリーンショットだけでなくコピー可能な文章も添えます。
- 変更表を作るページ、位置、変更前、変更後の四列で並べます。おまかせ部分があるなら、変更してよい範囲と避けたい変更を明示します。
- 二つの期限を分ける初稿を確認したい日時と、印刷会社への最終入稿期限を書き分けます。印刷物を受け取りたい日だけでは、作業可能時間を判断できません。
印刷会社へ確認すること
- 商品名・サイズ・ページ数とテンプレートURL
- データ形式、カラーモード、塗り足しなどの入稿条件
- 入稿締切と、データチェックに必要な時間
見積もり前に相談しておきたいケース
- 印刷会社の指摘を読んでも、修正箇所を特定できない。
- デザイン調整を含み、完成イメージの相談が必要。
- 見積もり前にファイル構造の確認が必要と言われた。
相談・再入稿の前に用意するもの
- 用途と印刷物の種類
- 手元にある全ファイルの形式と作成ソフト
- 差し戻し文面または不具合の説明
- 修正一覧と完成見本
- 初稿希望日時・入稿期限
- 希望納品形式と予算上限がある場合の優先順位
よくある質問
専門用語が分からなくても見積もりできますか？
はい。印刷会社の商品URL、表示されたエラー、手元のファイルをそのまま伝えれば判断材料になります。分からない点には未確認と書き、推測でCMYK済みなどと断定しないほうが安全です。
予算は最初に書くべきですか？
上限が動かせない場合は、必須作業と省ける作業を分けて添えると提案を受けやすくなります。ただし作業量に合うかは、実ファイル確認後の見積もりで判断します。